En pratique, comment ça marche ?
Création de votre compte
Nous mettons en place le service pour vous, avec une convention type que vous serez libre de modifier si vous le souhaitez pour l'adapter à vos besoins.
un deal ? Bravo ! l'organisateur remplit votre formulaire
Lorsque vous avez un deal avec un organisateur, vous lui envoyez l'adresse de votre formulaire. Il lui suffit de quelques minutes pour le remplir et il est même invité à vous joindre des documents utiles (fiche technique de la salle, plan d’accès etc).
vous validez les infos & conditions !
Aussitôt les informations envoyées par l'organisateur, vous recevez un email qui vous invite à les vérifier. Si tout est correct, un clic suffit pour confirmer !
profitez
Vous recevez instantanément la convention par email, l'organisateur peut la recevoir directement aussi si vous le souhaitez, la feuille de route est envoyée à votre équipe, les documents de la salle sont envoyés à votre équipe technique... Check !
Que de temps gagné !
Du temps gagnépour vos artisteset vos projets
un formulaire, plusieurs documents & notifications
Un seul formulaire rempli par l'organisateur sera utilisé pour générer plusieurs documents et envoyer plusieurs emails : la convention avec l'organisateur envoyée à qui vous voulez, la feuille de route envoyée aux artistes et l'équipe technique, les fiches techniques à vos ingénieurs son & lumières etc.
un service sur mesure
Si vous avez des besoins particuliers, nous pouvons vous proposer une solution personnalisable, avec un formulaire particulier, vos propres modèles de documents, etc.
génération instantanée
Dans la seconde où un organisateur envoie les informations, vous recevez un email avec toutes les infos transmises par l'organisateur. S'il y a des erreurs, vous pouvez les corriger. Puis vous validez et tout est exécuté : la convention est créée, la feuille de route est envoyée, etc.
archivage de vos documents
Tous les documents générés seront archivés et vous y aurez accès en permanence (connexion internet requise).
" Des contrats, riders, feuilles de route, entièrement générés et sans aucun délai, en intégrant les informations encodées par l'organisateur dans vos propres modèles.
Il vous reste à vérifier les infos et les transmettre !Que de temps gagné au profit de vos artistes et de vos projets ! ”
Cher Organisateur,dis-moi qui tu es
Envoyez simplement à l’organisateur le lien vers votre formulaire.
Puis profitez-en pour travailler au développement de vos artistes en attendant de recevoir toutes les informations utiles au sujet de l’événement en vue…
Si l’organisateur a déjà utilisé GenDoc, il peut utiliser son compte (entièrement gratuit) pour que toutes les données concernant sa structure soient automatiquement récupérées. Facile pour lui !
Et s’il est interrompu lorsqu’il remplit le formulaire, il peut sauvegarder ce qu’il a déjà rempli pour tout retrouver plus tard et continuer sereinement. Pas de temps perdu pour lui non plus !
Le projet
L’organisateur choisit le spectacle qu’il souhaite et indique les informations pratiques : date et heure de la représentation, comme le prix des entrées et préventes, ainsi que les infos sur le lieu du spectacle.
Il peut vous transmettre des documents importants comme la fiche technique de sa salle.
Et c'est parti !
… vous validez et boum ! Les documents demandés sont générés et tous les emails sont envoyés 🙂
Par exemple : la convention est envoyée directement à l’organisateur (avec vous en copie), la feuille de route est envoyée directement à toute l’équipe (et vous) et la fiche technique à votre ingénieur son.
Tarifs
CUSTOM
formule personnalisée- formulaires personnalisés
- vos propres modèles de documents
- ∞ documents générés mensuellement**
- ∞ emails générés
- intégration autorisée dans votre site web
Toutes les formules comprennent un archivage de vos documents générés par GenDoc sur un minimum de 365 jours.
(*) Le modèle de convention qui vous est fourni a été rédigé par un avocat spécialisé en droit de l’industrie audio-visuelle. Cependant, il vous est fourni « en l’état » à titre purement indicatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique. En l’utilisant, vous en assumez l’entière responsabilité et renoncez irrévocablement à tout recours en cas de litige ou de dommage.
(**) Le forfait mensuel non utilisé n’est jamais reporté au mois suivant.
Au delà du forfait mensuel, un supplément de 3,00€ est facturé par document généré.
Les prix sont hors TVA et la facturation est annuelle et anticipative.
bon à savoir
Questions en tout genre
Oui, bien sûr ! Vous aurez l’entière liberté de modifier en ligne le contenu de vos modèles, pour par exemple y ajouter des mentions, supprimer des parties, modifier des couleurs ou des images. Vos changements seront immédiatement pris en compte dans les documents générés.
Cependant, vous devrez veiller à ne PAS modifier les codes qui sont placés dans les modèles (du genre « [ORGANISATEUR_NOM] ») car ils sont destinés à être remplacés par les données recueillies par un formulaire et leur syntaxe doit être rigoureuse pour assurer le bon fonctionnement du service.
Attention : une fois le service mis en place, toute modification à vos modèles sera sous votre entière responsabilité… Si le service venait à ne plus fonctionner à cause d’une modification maladroite d’un modèle, nous pourrions facturer notre intervention si elle dépasse le « coup de main ponctuel et exceptionnel »…
Bien sur 🙂 Dès le service mis en place, vous recevrez un lien d’accès pour un Google Drive privatif dans lequel vous pourrez retrouver à la fois vos modèles de documents (tels qu’ils seront utilisés par GenDoc) et tous les documents générés pour vous.
À chaque fois qu’un organisateur enverra les informations au sujet de son événement via votre formulaire, l’email que vous recevrez avec la convention en fichier joint contiendra également un lien direct vers la convention modifiable. En un clic, vous pourrez ainsi y avoir accès pour y effectuer les éventuelles modifications souhaitées puis retélécharger la convention ainsi modifiée dans le format de votre choix (Word, PDF, etc).
La page avec le formulaire peut être personnalisée, mais le formulaire par défaut est le seul qui puisse être utilisé dans la formule « standard ». Si vous avez des demandes particulières, contactez-nous et nous nous ferons un plaisir d’envisager la chose avec vous.
Cela dépend en fait de votre site web car pour des raisons évidentes de sécurité, tous les sites web n’acceptent pas d’inclure des éléments provenant d’autres sites web. Vous souhaitez plus d’infos ? Discutons-en 🙂
Bien sûr ! Nous pouvons nous adapter à vos besoins. Contactez-nous et nous envisagerons avec vous la meilleure solution.
Oui, bien sûr ! Si vos besoins évoluent, nous envisagerons avec vous l’évolution de vos services GenDoc.
Nous ne bloquerons pas le service, c’est certain ! Nous serions très heureux pour vous que votre booking « explose » !
Si vous dépassez votre limite (voir ci-dessus), vous en serez averti et chaque génération de document hors forfait durant le mois sera simplement facturée 3€ htva.
Intéressé.e ?
Nous serons très heureux de vous parler davantage de notre logiciel de génération de documents au service des métiers de la musique et de voir comment nous pouvons vous aider concrètement pour accélérer vos tâches administratives quotidiennes !