En pratique, comment ça marche ?
configuration initiale du service
Vous nous envoyez le(s) document(s) modèle(s) que vous souhaitez utiliser (convention etc). Nous mettons en place le formulaire destiné à recueillir les informations qui seront intégrées à vos documents et nous configurons les différentes notifications email (p. ex. feuilles de route) avec les informations que vous souhaitez y retrouver.
un deal ? Bravo ! l'organisateur remplit votre formulaire
Lorsque vous avez un deal avec un organisateur, vous lui envoyez l'adresse de votre formulaire. Il lui suffit de quelques minutes pour le remplir et il est même invité à vous joindre des documents utiles (fiche technique de la salle, plan d’accès etc).
vous validez les infos & conditions !
Aussitôt les informations envoyées par l'organisateur, vous recevez un email qui vous invite à les vérifier. Si tout est correct, un clic suffit pour confirmer et vous recevez instantanément par email la convention au format PDF, toute prête à être envoyée à l'organisateur (et l'email est déjà préparé) et les notifications sont directement envoyées.
transmettez et profitez
L'email destiné à l'organisateur avec la convention était déjà préparé pour vous : il vous reste à faire deux clics pour le transmettre à l'organisateur.
Que de temps gagné au profit du développement de vos artistes !
Du temps gagnépour vos artisteset vos projets
un service sur mesure
Nous nous occupons de tout l'aspect technique : nous créons pour vous le formulaire que les organisateurs rempliront et nous configurons l'intégration des données recueillies au coeur de vos propres modèles de documents.
un formulaire, plusieurs documents & notifications
Un même formulaire peut être utilisé pour générer plusieurs documents : la convention avec l'organisateur, la feuille de route envoyée aux artistes, les fiches techniques à vos ingénieurs son & lumières etc.
génération instantanée
Dans la seconde où un organisateur envoie les informations, vous recevez un email avec toutes les infos transmises par l'organisateur. S'il y a des erreurs, vous pouvez les corriger. Puis vous validez et vous recevez votre propre convention de prestation, la feuille de route et les éventuels autres documents utiles par email. Il ne vous reste plus qu'à les transmettre.
archivage de vos documents
Tous les documents générés seront archivés et vous y aurez accès en permanence (connexion internet requise).
" Des contrats, riders, feuilles de route, entièrement générés et sans aucun délai, en intégrant les informations encodées par l'organisateur dans vos propres modèles.
Il vous reste à vérifier les infos et les transmettre !Que de temps gagné au profit de vos artistes et de vos projets ! ”
votre branding
La page contenant le formulaire que vous allez (faire) remplir est à votre image. Elle peut contenir les liens vers votre site web et vos réseaux sociaux et peut également être enrichie par d’autres informations, comme des documents à télécharger etc.
Il est même envisageable que le formulaire soit intégré à votre site web (en fonction de votre site).
Cher Organisateur,dis-moi tout de ton beau projet !
Envoyez simplement à l’organisateur le lien vers votre formulaire.
Profitez-en pour travailler au développement de vos artistes en attendant de recevoir toutes les informations utiles au sujet de l’événement en vue…
Si l’organisateur est interrompu lorsqu’il remplit le formulaire, il peut sauvegarder les infos qu’il a déjà introduites pour les retrouver plus tard et continuer sereinement. Pas de temps perdu pour lui non plus !
Quelques exemples de formulaires pour votre agence
MINI
pour découvrir le potentiel- 1 formulaire standard
- 1 modèle de document
- 15 documents générés mensuellement
- ∞ emails générés
- pas de haut de page
- pas d'intégration dans votre site web
- 150€ forfait configuration initiale
MAXI
formule étendue- 1 formulaire personnalisé
- 10 modèles de documents
- ∞ documents générés mensuellement*
- ∞ emails générés
- haut de page photo ou vidéo
- intégration autorisée dans votre site web
- 350€ forfait configuration initiale
Toutes les formules comprennent un archivage de vos documents générés par GenDoc sur un minimum de 365 jours.
Vous avez des besoins spécifiques ?
Besoin de plus de modèles ou de générer davantage de documents chaque mois ?
Nous pouvons entendre vos besoins et adapter la formule en conséquence.
Contactez-nous !
(*) offre de lancement réservée aux 10 premiers et limitée à la première année.
Pour les suivants ou après la première année, le forfait mensuel comprend la génération de 15 (mini) / 30 (standard) / 50 (maxi) documents chaque mois.
Le crédit mensuel n’est pas reporté au mois suivant. En dehors du forfait mensuel, un supplément de 2,00€ est facturé par document généré.
Les prix sont hors TVA et la facturation est annuelle et anticipative.
Je suis partant.e ! On fait comment ?
Étape 1
Choisissez la formule adaptée à vos besoins et contactez-nous en cliquant ici 😃
Étape 2
Préparez vos documents modèles en surlignant les informations qui doivent être remplacées par des données du formulaire (comme le montre l’exemple disponible ici) et envoyez-les nous par email.
Étape 3
C’est à nous de jouer : nous mettons en place le service pour vous, toujours au plus vite en fonction des demandes. Puis c’est parti ! Vous pourrez alors transmettre l’adresse de votre formulaire aux organisateurs et commencer à gagner du temps 😃
bon à savoir
Questions en tout genre
Oui, il est possible d’essayer sans engagement avec un formulaire modèle (non personnalisé, déjà existant) et un modèle de document de votre choix (que vous nous fournirez au format Google Document ou Word). Le service sera mis en place aussi vite que possible (en fonction des demandes en cours) et vous pourrez alors tester pendant 7 jours. Si cela correspond à vos besoins, vous pourrez basculer sur la formule de votre choix.
Oui, bien sûr, mais en faisant attention…
Vous aurez l’entière liberté de modifier le contenu de vos modèles de documents en ligne, pour par exemple y ajouter des mentions, supprimer des parties, modifier des couleurs ou des images. Vos changements seront immédiatement pris en compte pour générer les documents. Cependant, vous devrez veiller à ne PAS modifier les « codes » (du genre « [ORGANISATEUR_NOM] ») que nous placerons dans vos modèles car ils sont destinés à être remplacés par les données recueillies par un formulaire et leur syntaxe doit être rigoureuse pour assurer le bon fonctionnement du service.
Attention : une fois le service mis en place, toute modification à vos modèles de documents sera sous votre entière responsabilité… Si le service venait à ne plus fonctionner à cause d’une modification maladroite d’un modèle, nous pourrions facturer notre intervention si elle dépasse le « coup de main ponctuel et exceptionnel ».
Finalement, veuillez noter qu’une fois le service mis en place, vous ne pourrez pas (encore) modifier vous-même votre formulaire. Notre intervention est requise pour toute modification à apporter à votre formulaire et est soumise à conditions.
Bien sur 🙂 Dès le service mis en place, vous recevrez un lien d’accès pour un Google Drive privatif dans lequel vous pourrez retrouver à la fois vos modèles de documents (tels qu’ils seront utilisés par GenDoc) et tous les documents générés pour vous.
À chaque fois qu’un organisateur enverra les informations au sujet de son événement via votre formulaire, l’email que vous recevrez avec la convention en fichier joint contiendra également un lien direct vers la convention modifiable. En un clic, vous pourrez ainsi y avoir accès pour y effectuer les éventuelles modifications souhaitées puis retélécharger la convention ainsi modifiée dans le format de votre choix (Word, PDF, etc).
La page avec le formulaire pourra être totalement personnalisée (par nous) pour que l’organisateur reconnaisse votre image et soit en confiance. Vous pourrez choisir votre haut de page ainsi que le style de votre/vos formulaire(s) en fonction de l’abonnement que vous avez choisi.
Si vous souhaitez une construction de page encore plus personnalisée, nous en discuterons avec plaisir !
Et si vous souhaitez que le formulaire soit intégré à votre site web, c’est envisageable mais cela dépend essentiellement de votre site web et nous n’avons pas de prise là dessus… Contactez-nous pour l’envisager, c’est encore le plus simple 🙂
Oui, il peut être modifié avant la mise en place du service (si votre abonnement contient un formulaire personnalisé). Toutefois, une fois le service mis en place, nous souhaitons minimiser autant que possible les changements à apporter aux formulaires.
Probablement, peut-être, sans doute, cela dépend 🙂
Cela dépend en fait de votre site web car pour des raisons évidentes de sécurité, tous les sites web n’acceptent pas d’inclure des éléments provenant d’autres sites web. Nous pouvons vous proposer des solutions mais elles devront être mises en place par votre webmaster car nous n’interviendrons pas sur votre site web… Vous souhaitez plus d’infos ? Discutons-en 🙂
Bien sûr ! Nous pouvons nous adapter à vos besoins en termes de nombre de formulaires personnalisés, de modèles de documents, de nombre de documents à pouvoir générer chaque mois etc. Contactez-nous et nous envisagerons avec vous la meilleure solution.
Tous les documents et toutes informations qui transitent par nos services resteront entièrement privés et confidentiels. Vous avez notre garantie absolue que rien, strictement rien, ne sera transmis à quiconque, sous aucun prétexte.
Oui, vous pouvez changer de formule en nous écrivant votre souhait, avec toutefois un délai opérationnel de quelques jours. Aucun montant ne sera remboursé mais la quote-part restante de votre formule actuelle sera simplement reportée sur votre nouvelle formule. Rien ne sera donc perdu 🙂
Nous ne bloquerons pas le service, c’est certain ! Nous serions très heureux pour vous que votre booking « explose » !
Si vous dépassez votre limite (voir ci-dessus), vous en serez averti et chaque génération de document hors forfait durant le mois sera simplement facturée 2€ htva.
Non, nous ne fournissons pas de modèle de document. Nous utilisons vos propres modèles.
Intéressé.e ?
Nous serons très heureux de vous parler davantage de notre logiciel de génération de documents au service des métiers de la musique et de voir comment nous pouvons vous aider concrètement pour accélérer vos tâches administratives quotidiennes !